Das Gesetz vom 18. Mai 2024 über private Ermittlungen ist am 16. Dezember 2024 in Kraft getreten.
Es schafft einen Rahmen für die Durchführung von Ermittlungsaktivitäten außerhalb des polizeilichen und justiziellen Kontexts.
Gerade für HR-Verantwortliche ist dies von Bedeutung: Das Gesetz betrifft nämlich auch interne Personaldienste, die im Auftrag des Arbeitgebers gelegentlich Nachforschungen innerhalb des Unternehmens anstellen.
Daher ist es für Sie als Arbeitgeber oder HR-Verantwortlicher wesentlich zu wissen, in welchen Fällen das Gesetz Anwendung findet, welche Ausnahmen bestehen und welche praktischen Folgen sich daraus für Ihre interne Arbeitsweise ergeben
WAS FÄLLT UNTER PRIVATE ERMITTLUNG?
Das Gesetz nennt vier Voraussetzungen, die kumulativ erfüllt sein müssen, damit von „privater Ermittlung“ gesprochen werden kann:
- Die Tätigkeit wird von einer natürlichen Person ausgeführt;
- die Tätigkeit erfolgt im Auftrag eines Auftraggebers;
- die Tätigkeit besteht in der Sammlung von Informationen über natürliche oder juristische Personen oder über die Umstände von von ihnen begangenen Handlungen;
- die Tätigkeit verfolgt das Ziel, die gesammelten Informationen dem Auftraggeber zur Wahrung seiner Interessen im Rahmen eines tatsächlichen oder möglichen Konflikts zu übermitteln oder vermisste Personen bzw. verlorene oder gestohlene Güter aufzuspüren.
In der Praxis betrifft dies z. B. Untersuchungen bei Einstellungen, fristlosen Kündigungen, Verdacht auf unlauteren Wettbewerb, Diebstahl oder Betrug im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeit.
EXTERNE VS. INTERNE ERMITTLUNGEN
Das Gesetz unterscheidet zwischen:
- Externen Unternehmen: „Jede natürliche oder juristische Person, die Tätigkeiten privater Ermittlungen Dritten anbietet, für Dritte ausübt oder sich als solche ausgibt.“
- Internen Diensten: „Jeder Dienst, der von einer natürlichen oder juristischen Person zu eigenen Zwecken organisiert wird, um in strukturierter Weise private Ermittlungen durchzuführen oder sich als solcher auszugeben.“ Damit sind interne Abteilungen gemeint, die innerhalb eines Unternehmens ausschließlich für Ermittlungsaufträge zuständig sind (Inhouse-Ermittlungen).
Wenn diese Akteure private Ermittlungen durchführen, müssen sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Unter anderem ist eine Genehmigung und eine Identitätskarte des FÖD Inneres erforderlich.
AUSNAHMEN FÜR PERSONALDIENSTE
Das Gesetz sieht eine Ausnahme von der Genehmigungs- und Ausweispflicht vor,
nämlich wenn Mitglieder des Personaldienstes im Auftrag des Arbeitgebers private Ermittlungen an Arbeitnehmern im Rahmen einer Vorfalluntersuchung durchführen. Anders als bei internen Diensten handelt es sich hierbei um eine gelegentliche Ausübung.
Da „Vorfalluntersuchung“ gesetzlich nicht definiert ist, muss auf die parlamentarischen Vorarbeiten zurückgegriffen werden. Diese verweisen u. a. auf:
- Analyse von Videoaufnahmen;
- Untersuchung von Zugangskontrolldaten;
- Auslesen von elektronischen Schlössern oder Badgereadern;
- Befragung von Kollegen.
Bisher konnten HR-Dienste solche Untersuchungen häufig informell durchführen. Mit dem (neuen) Gesetz ändert sich das: Auch interne Untersuchungen müssen künftig klaren Spielregeln folgen.
CHECKLISTE FÜR ARBEITGEBER
✔ Vorabinformation der Arbeitnehmer
Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer vorab informieren und klare Vereinbarungen in einem transparenten und durchsetzbaren Rahmen treffen.
Da das Gesetz keine Formvorschriften enthält, können Arbeitgeber dies u. a. regeln durch:
- eine Policy,
- einen Anhang zum Arbeitsvertrag,
- einen Kollektivvertrag,
- die Arbeitsordnung.
Sie haben als Arbeitgeber bis zum 16. Dezember 2026 Zeit, dieser Verpflichtung nachzukommen.
✔ Legitimes Interesse
Jede Ermittlung muss durch ein legitimes Interesse gerechtfertigt sein und verhältnismäßig bleiben.
✔ Dokumentation der Untersuchung
Vor Beginn der Untersuchung ist ein Auftragsregister anzulegen mit:
- Name des Auftraggebers,
- detaillierte Beschreibung des Auftrags,
- Datum der Beauftragung,
- Datum des Abschlusses.
Während der Untersuchung ist eine Ermittlungsakte zu führen, die u. a. umfasst:
- chronologischer Überblick über die vorgenommenen Schritte,
- verwendete Methoden und Mittel,
- Namen der Ermittler,
- erstellte oder erhaltene Unterlagen.
Spätestens 1 Monat nach der letzten Handlung wird ein Untersuchungsbericht erstellt. Ist dies der einzige oder letzte Bericht, gilt er als Endbericht.
✔ Entscheidung aufgrund der Ergebnisse
Spätestens 30 Tage nach Erhalt des Endberichts muss der Arbeitgeber entscheiden:
- Keine weiteren Schritte: In diesem Fall sind Bericht, Endbericht und darin enthaltene Informationen zu löschen.
- Folgen geben: Jede betroffene oder identifizierbare Person im Bericht muss informiert werden über:
- die Tatsache, dass eine Untersuchung stattfand,
- den Grund und die Art der Untersuchung sowie die angewandten Methoden,
- Beginn- und Enddatum,
- die Ergebnisse,
- Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen,
- das Recht auf kostenlosen Zugang sowie Berichtigung oder Löschung unrichtiger personenbezogener Daten.
Solange diese Rechte nicht ausgeübt werden konnten, darf der Bericht nicht verwendet werden.
FOLGEN BEI VERSTÖSSEN
Die Nichteinhaltung kann führen zu:
- einer Verwarnung,
- einem Vergleich (bis zu 30 % der Verwaltungsstrafe, mindestens 100 EUR),
- einer Verwaltungsstrafe (100 – 25.000 EUR).
Wird eine Untersuchung unter Verstoß gegen Vorschriften durchgeführt, die mit Nichtigkeit bedroht sind (z. B. ohne internes Reglement), ist diese unzulässig. Bei anderen Verstößen entscheidet das Gericht über die Zulässigkeit und Beweiswürdigung. Dies ist besonders riskant, wenn der Ermittlungsbericht das einzige Beweismittel für eine fristlose Kündigung ist.
FAZIT
Dieses neue Gesetz ist für jeden Arbeitgeber relevant, da es Änderungen in der täglichen HR-Praxis mit sich bringt – von der Einstellung bis zur Kündigung.
Da eine unvollständige oder falsche Umsetzung nicht ohne Folgen bleibt, ist es wichtig, gut informiert zu starten.
EQUI unterstützt Sie gerne bei der Erstellung eines korrekten Rahmens und bei der rechtzeitigen Umsetzung bis zum 16. Dezember 2026.
