La Ley de 18 de mayo de 2024 sobre investigación privada entró en vigor el 16 de diciembre de 2024.
Dicha norma establece un marco para la realización de actividades de investigación fuera del contexto policial y judicial.
Este tema resulta especialmente relevante para los responsables de RR. HH.: la ley también alcanza a los servicios internos de personal que, por encargo del empleador, realizan ocasionalmente investigaciones dentro de la empresa.
Por ello, es esencial que usted, como empleador o profesional de RR. HH., conozca en qué casos se aplica la ley, qué excepciones existen y qué consecuencias prácticas puede tener en la organización interna.
¿QUÉ SE ENTIENDE POR INVESTIGACIÓN PRIVADA?
La ley establece cuatro condiciones que deben cumplirse de forma acumulativa para poder hablar de “investigación privada”:
- la actividad es realizada por una persona física;
- la actividad se lleva a cabo por encargo de un mandante;
- la actividad consiste en recopilar información obtenida mediante el tratamiento de datos relativos a personas físicas o jurídicas, o sobre las circunstancias de hechos cometidos por ellas;
- el objetivo es proporcionar dicha información al mandante para proteger sus intereses en el marco de un conflicto real o potencial, o para localizar personas desaparecidas o bienes perdidos o robados.
En la práctica, se trata, por ejemplo, de investigaciones en procesos de contratación, despidos por causa justificada, sospechas de competencia desleal, robos o fraude en la incapacidad laboral.
INVESTIGACIÓN EXTERNA VS. INTERNA
La ley distingue entre:
- Empresas externas: «toda persona física o jurídica que ofrezca o realice actividades de investigación privada para terceros, o que se presente como tal».
- Servicios internos: «todo servicio organizado por una persona física o jurídica en beneficio propio para ejercer de manera estructural actividades de investigación privada, o que se presente como tal». Esto se refiere a departamentos internos dedicados exclusivamente a encargos de investigación (in-house).
Cuando estos actores realizan investigaciones privadas, deben cumplir con requisitos específicos, como contar con una autorización y una tarjeta de identificación del Ministerio del Interior.
EXCEPCIONES PARA LOS SERVICIOS DE RR. HH.
La ley prevé una excepción a la obligación de obtener autorización y tarjeta de identificación:
cuando los miembros del departamento de personal, por encargo del empleador, realizan investigaciones privadas sobre trabajadores en el marco de una investigación de incidentes. A diferencia de los servicios internos, se trata aquí de una actuación ocasional.
Como el término “investigación de incidentes” no está definido legalmente, se debe recurrir a los trabajos preparatorios parlamentarios, que mencionan, entre otros:
- análisis de grabaciones de cámaras;
- examen de datos de control de accesos;
- lectura de cerraduras electrónicas o lectores de tarjetas;
- entrevistas con compañeros.
Hasta ahora, los departamentos de RR. HH. solían realizar este tipo de indagaciones de manera informal. Con la nueva ley, esto cambia: incluso las investigaciones internas deben ajustarse a normas claras.
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EMPLEADORES
✔ Informar previamente a los trabajadores
El empleador debe informar a los trabajadores con antelación y establecer un marco transparente y vinculante.
Dado que la ley no impone requisitos formales, ello puede preverse mediante:
- una política interna;
- un anexo al contrato de trabajo;
- un convenio colectivo;
- el reglamento interno.
Los empleadores disponen hasta el 16 de diciembre de 2026 para cumplir con esta obligación.
✔ Contar con un interés legítimo
Toda investigación debe justificarse por un interés legítimo y mantenerse proporcional.
✔ Documentar la investigación
Antes de iniciarla, debe elaborarse un registro de encargos, con:
- nombre del mandante,
- descripción detallada del encargo,
- fecha de inicio,
- fecha de finalización.
Durante la investigación debe conformarse un expediente que incluya, entre otros:
- un resumen cronológico de las actuaciones,
- los métodos y medios empleados,
- los nombres de los investigadores,
- los documentos elaborados u obtenidos.
A más tardar un mes después de la última actuación, debe redactarse un informe. Si es el único o el último, se considerará informe final.
✔ Decisión en función de los resultados
Dentro de los 30 días siguientes a la recepción del informe final, el empleador debe decidir:
- No dar curso: en tal caso, deberán eliminarse el informe, el informe final y la información contenida.
- Dar curso: toda persona afectada o identificable en el informe debe ser informada sobre:
- la existencia de la investigación,
- el motivo y la naturaleza de la misma, así como los métodos utilizados,
- las fechas de inicio y finalización,
- los resultados,
- la identidad y los datos de contacto del responsable del tratamiento,
- el derecho a acceder gratuitamente a los datos, rectificarlos o suprimirlos, así como las condiciones para ejercer dicho derecho.
Mientras estos derechos no puedan ejercerse, la información no podrá utilizarse.
CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento puede dar lugar a:
- una advertencia,
- un acuerdo amistoso (hasta un 30 % de la multa administrativa, con un mínimo de 100 €),
- una multa administrativa (de 100 a 25.000 €).
Además, cuando una investigación se realice en violación de disposiciones cuya infracción acarree nulidad (por ejemplo, la ausencia de un reglamento interno), esta no será admitida. En otros casos, corresponderá al juez decidir sobre su admisibilidad y valor probatorio. El riesgo es especialmente alto cuando el informe constituye la única prueba en un despido por causa justificada.
CONCLUSIÓN
Esta nueva ley afecta a todos los empleadores, ya que modifica la práctica diaria de RR. HH., desde la contratación hasta el despido.
Como una aplicación incompleta o incorrecta puede tener consecuencias, es fundamental empezar bien informado.
EQUI está a su disposición para acompañarle en la elaboración de un marco adecuado y en la implementación a tiempo, antes del 16 de diciembre de 2026.
