Auteur : Maïté Rowies
De wet van 18 mei 2024 betreffende private opsporing trad in werking op 16 december 2024.
Deze wet legt een kader vast voor het uitvoeren van opsporingsactiviteiten buiten de politie- en gerechtelijke context.
Vooral voor HR-verantwoordelijken is dit van belang: de wet viseert immers ook interne personeelsdiensten die, in opdracht van de werkgever, occasioneel onderzoek voeren binnen de onderneming.
Het is dan ook essentieel dat u als werkgever of HR-professional weet in welke gevallen de wet toepassing vindt, welke uitzonderingen bestaan en welke praktische gevolgen dit kan hebben voor uw interne werking.
* * * *
wat valt onder private opsporing?
De wet somt vier voorwaarden op die cumulatief vervuld moeten worden om effectief hierover van “private opsporing” te kunnen spreken:
- de activiteit wordt uitgevoerd door een natuurlijk persoon;
- de activiteit wordt uitgevoerd in opdracht van een opdrachtgever;
- de activiteit bestaat uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of aangaande de toedracht van door hen begane feiten;
- de activiteit heeft als doelstelling om de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief conflict of een mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.
In de praktijk gaat dit bijvoorbeeld over een onderzoek bij aanwerving, ontslag om dringende reden, vermoedens van oneerlijke concurrentie, diefstal, arbeidsongeschiktheidsfraude etc.
externe versus interne opsporing
De wet onderscheidt de opsporing uitgevoerd door:
- Externe ondernemingen: “elke natuurlijke of rechtspersoon die activiteiten van private opsporing aanbiedt aan derden of uitoefent voor derden of zich als dusdanig bekend maakt”.
- Interne diensten: “elke dienst die door een natuurlijk of rechtspersoon ten eigen behoeve wordt georganiseerd voor het op structurele wijze uitoefenen van activiteiten van private opsporing of zich als dusdanig bekend maakt”. Hiermee worden interne afdelingen bedoeld die binnen een onderneming uitsluitend instaan voor onderzoeksopdrachten (in-house opsporing).
Wanneer deze actoren private opsporingsactiviteiten uitvoeren, moeten zij voldoen aan specifieke voorwaarden. Zo is onder meer een vergunning en identificatiekaart van de FOD Binnenlandse Zaken vereist.
Uitzonderingen voor HR-diensten
De wet voorziet een uitzondering op de verplichting tot het bekomen van een vergunning en identificatiekaart.
Namelijk wanneer de leden van de personeelsdienst, in opdracht van de werkgever, activiteiten van private opsporing verrichten op de werknemers en dit in het kader van een incidentenonderzoek. In tegenstelling tot de interne diensten, gaat het hier om een occasionele uitoefening.
Omdat “incidentenonderzoek” niet wettelijk is gedefinieerd, moet worden teruggegrepen naar de parlementaire voorbereiding. Die verwijst o.a. naar:
- analyse van camerabeelden;
- onderzoek van toegangscontroledata;
- uitlezen van elektrische sloten of badgereaders;
- bevraging van collega’s.
Tot nu toe konden HR-diensten dergelijke onderzoeken vaak informeel uitvoeren. Met de (ver)nieuwde wet verandert dat: ook interne onderzoeken moeten voortaan aan duidelijke spelregels voldoen
Checklist voor werkgevers
- Uw werknemers vooraf informeren
Werkgevers moeten hun werknemers voorafgaandelijk informeren en duidelijke afspraken maken in een transparant en afdwingbaar kader.
Aangezien de wet geen vormvoorwaarden voorschrijft, kan u als werkgever dit o.a. voorzien middels:
- Een policy;
- Een bijlage aan de arbeidsovereenkomst;
- Een cao;
- Uw arbeidsreglement.
U heeft als werkgever tot 16 december 2026 de tijd om aan deze verplichting te voldoen.
- Beschikken over een legitiem belang
Elke opsporing moet gerechtvaardigd zijn door een legitiem belang en proportioneel blijven.
- Documenteren van het onderzoek
Voorafgaandelijk aan het onderzoek dient er een opdrachtenregister te worden opgesteld met vermelding van: de naam van de opdrachtgever, een gedetailleerde omschrijving van de opdracht, de datum waarop men met de opdracht werd belast en de datum waarop de opdracht werd beëindigd.
Tijdens het onderzoek dient er een onderzoeksdossier te worden aangelegd. Dit omvat o.a. een chronologisch overzicht van de verrichte handelingen, de gebruikte methodes en middelen, de namen van de onderzoekers, de opgemaakte of verkregen stukken in het kader van het onderzoek, etc.
Uiterlijk 1 maand na de laatste onderzoeksverrichting wordt er een onderzoeksrapport opgesteld.Ingeval dit het enige of laatste rapport is, wordt dit het eindrapport genoemd.
- Beslissing ingevolge de resultaten
Uiterlijk binnen de 30 dagen na ontvangst van het eindrapport dient u als werkgever een beslissing te nemen:
- U beslist geen gevolg te geven
Indien u beslist geen gevolg te geven aan het onderzoeksresultaat, dan dient zowel het onderzoeksrapport, het eindrapport en de hierin opgenomen informatie te worden verwijderd.
- U beslist gevolg te geven
Elke betrokkene en elke in het rapport identificeerbare persoon dient ingelicht te worden m.b.t.:
- het gegeven dat er een onderzoek werd gevoerd;
- de reden en de aard van het onderzoek alsmede de gehanteerde onderzoeksmethoden;
- de aanvangs- en einddatum van het onderzoek;
- de onderzoeksbevindingen;
- de identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en;
- het bestaan van het recht tot kosteloze inzage en aanvulling, verbetering of verwijdering van onjuiste persoonsgegevens die hen betreffen en de nadere regels waaronder dit recht in concreto bij de opdrachthouder kan worden uitgeoefend.
Zolang de betrokkenen bovenstaande rechten niet hebben kunnen uitoefenen, mag u de informatie uit het onderzoeksrapport niet gebruiken.
Gevolgen bij schending
De niet-naleving kan leiden tot:
- Een waarschuwing;
- Een minnelijke schikking (ten belope van 30 % van het bedrag van
de administratieve geldboete en met een minimum van 100 euro);
- Een administratieve geldboete (van 100 EUR tot 25.000 EUR).
Bovendien, wanneer een onderzoek wordt uitgevoerd in strijd met een bepaling die op straffe van nietigheid geldt (bijvoorbeeld bij het ontbreken van een intern reglement) dan zal deze niet in aanmerking worden genomen. Bij schending van andere overige bepalingen, zal het de rechter zijn die over de toelaatbaarheid en de bewijswaarde zal oordelen.
Dit vormt een reëel risico wanneer het onderzoeksrapport het enige bewijs is in het kader van een ontslag om dringende reden.
* * * *
Deze nieuwe wet is relevant voor elke werkgever, aangezien ze wijzigingen aanbrengt in de dagelijkse HR-praktijk – van aanwerving tot ontslag.
Omdat een onvolledige of foute toepassing niet zonder gevolgen blijft, is het belangrijk om goed geïnformeerd van start te gaan.
EQUI begeleidt u graag bij het opstellen van een correct kader en een tijdige implementatie vóór 16 december 2026.
