1. EQUI Law Firm BV (“EQUI”) verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens (« Persoonsgegevens »), van natuurlijke personen (« Betrokkenen »). EQUI neemt de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer ernstig en levert alle nodige inspanningen om uw Persoonsgegevens die door EQUI worden ontvangen en verwerkt de nodige bescherming te bieden.
2. Deze privacyverklaring is opgesteld overeenkomstig de vigerende wetgeving, in het bijzonder, maar niet beperkt tot de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna “AVG”) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
3. In het kader van de samenwerking met EQUI en/of door deelname aan een EQUI-event wordt u gevraagd om akkoord te gaan met onze privacyverklaring.
4. Deze privacyverklaring kan regelmatig worden herwerkt of geactualiseerd. U wordt dan ook uitgenodigd om onze privacyverklaring op regelmatige tijdstippen te raadplegen op de EQUI-website.
5. EQUI verwerkt Persoonsgegevens van de volgende Betrokkenen:
- (Medewerkers van) cliënten.
- (Medewerkers van) leveranciers of andere business-partners van EQUI (andere advocaten, gerechtsdeurwaarders, notarissen, boekhouders, IT dienstverleners, verhuurder, personeel van hoven en rechtbanken, etc.).
- Medewerkers van EQUI en sollicitanten voor een job-positie bij EQUI.
- Deelnemers aan EQUI-evenementen, ontvangers van nieuwsbrieven of andere geïnteresseerden in de activiteit van EQUI.
6. EQUI verwerkt alle of sommige van de volgende Persoonsgegevens:
- Cliënten:
- Leveranciers of andere business-partners van EQUI, Deelnemers aan EQUI-evenementen, ontvangers van nieuwsbrieven of andere geïnteresseerden in de activiteit van EQUI:
- Medewerkers van EQUI en sollicitanten voor een job-positie bij EQUI:
7. De Persoonsgegevens worden ofwel door ons verzameld, bv. via publiek toegankelijke Persoonsgegevens, dan wel direct door uw verstrekt (bv via afgifte van uw visitekaartje, via de samenwerkingsovereenkomst, etc.). Behoudens in geval van publiek toegankelijke Persoonsgegevens zal u steeds uitdrukkelijk gevraagd worden om uw toestemming te verlenen met onderhavige privacyverklaring, alvorens de Persoonsgegevens worden verzameld.
8. EQUI voert geen grootschalige verwerkingsoperatie door. EQUI gebruikt uitsluitend cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking van de EQUI-website (en dus niet onderworpen zijn aan voorafgaandelijke toestemming).
9. EQUI verwerkt de Persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Persoonlijke identificatiegegevens: communicatie met de Betrokkene, commerciële opvolging, direct marketing & nieuwsbrieven, faciliteren en verschaffen van een kwalitatieve dienstverlening.
- Publiek toegankelijke Persoonsgegevens: kennen en profilering van de business partners en van sollicitanten, kwaliteitscontrole.
- Anti-witwasgegevens en dossiergegevens: naleving van wettelijke en deontologische verplichtingen, verschaffen van een ethische en kwalitatieve dienstverlening.
- Gevoelige gegevens: uitsluitend in de context van de behandeling van een opdracht voor en namens de cliënt, door de uitvoerende advocaat.
- Professionele- en opleidingsgegevens: faciliteren en verschaffen van een kwalitatieve dienstverlening, doelgerichte aanwervingen.
- Verloningsgegevens: voor de berekening van vergoedingen en verloningen van medewerkers.- Afbeeldingen: berichten van en over de evenementen waar de afbeeldingen werden gemaakt, op de EQUI-website, op social media (bv. LinkedIn) en/of direct aan de deelnemers van het evenement.
10. EQUI verwerkt uw Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met EQUI hebt aangegaan, en/of op basis van uw voorafgaande toestemming en/of een wettelijke verplichting (bv. anti-witwasgegevens, verlonings-gegevens).
11. Daarnaast worden uw Persoonsgegevens steeds verwerkt met het oog op de legitieme belangen van EQUI als onderneming. EQUI waakt erover dat de verwerking geen ernstige gevolgen heeft voor uw fundamentele rechten en vrijheden als Betrokkene. Bij conflicterende belangen zal EQUI uw Persoonsgegevens niet verwerken.
12. U bent niet verplicht om uw Persoonsgegevens vrij te geven, maar u aanvaardt dat sommige diensten niet kunnen worden verstrekt zonder verwerking door EQUI van bepaalde Persoonsgegevens.
13. U bent geïnformeerd en aanvaardt dat uw Persoonsgegevens door EQUI kunnen worden gebruikt voor direct marketing, die verband houden met de EQUI-dienstverlening, zoals nieuwsbrieven, aankondiging van, of uitnodiging voor bijzondere evenementen. EQUI zal hiervoor steeds uw uitdrukkelijke toestemming inhalen. Deze toestemming kan u op elk moment intrekken, zonder motivering en zonder kosten.
14. EQUI kan de Persoonsgegevens doorgeven aan derde dienstverleners die technische en operationele ondersteuning bieden (bv. IT-dienstverleners, boekhouders, auditors etc.) voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, voor de vrijwaring van een gewettigd belang en/of indien EQUI hiertoe op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak verplicht is.
15. EQUI zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of op enige andere manier commercieel ter beschikking stellen aan derden.
16. EQUI heeft niet de intentie om uw Persoonsgegevens buiten de EER over te dragen. Indien uw Persoonsgegeven toch zouden worden doorgegeven naar landen buiten de EER zal EQUI waken dat deze doorgave gebeurt op een wettelijk toegestane manier, bv een adequaatheidsbesluit of door het afsluiten van standaardcontractbepalingen, die uw minstens een gelijkaardige bescherming biedt dan deze toegekend onder deze privacyverklaring.
17. Persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden bewaard gedurende de duur van de overeenkomst, alsmede voor de daaropvolgende duur die nodig is om aan de wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.
18. Persoonsgegeven waarvoor u tevoren uw toestemming heeft gegeven (bv. afbeeldingen, direct marketing), worden bewaard voor de duur die nodig is om de doelstelling waarvoor de toestemming werd verleend te bereiken, dan wel tot de uitdrukkelijke intrekking van de toestemming.
19. Persoonsgegevens van sollicitanten worden bewaard voor de duur van de rekrutering, en voor een duur van maximum 5 jaar erna.
20. De Persoonsgegevens worden in elk geval bijgehouden in overeenstemming met de specifieke wettelijke voorschriften, hierin begrepen de verjaringstermijnen.
21. De Persoonsgegevens worden ingegeven en bewaard in fysieke en/of elektronische bestanden. EQUI voorziet in de nodige technische en organisatorische maatregelen, in lijn met de vigerende normen en technieken, om ongeoorloofde en onwettige verwerking of openbaarmaking, alsmede om onopzettelijk verlies, wijziging of vernietiging van uw Persoonsgegevens te voorkomen.
22. Ten aanzien van de medewerkers, leveranciers of andere commerciële partners van EQUI die toegang krijgen tot uw Persoonsgegevens zorgt EQUI ervoor dat deze gebonden zijn door vertrouwelijkheidverplichtingen gelijkaardig aan deze privacyverklaring.
23. Binnen de perken van de geldende wetgeving, heeft u steeds het recht tot inzage, beperking, verbetering, overdracht of verwijdering van uw Persoonsgegevens. Een eerder gegeven toestemming kan u op elk ogenblik intrekken.
24. U kan hiervoor contact opnemen met EQUI via een schrijven gericht aan haar statutaire zetel – MEEUS square 35 1000 Brussel - of via info@equilaw.be. U kan ook steeds klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32.2.274.48.00, contact@adp-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ contact).
Om contact met ons op te nemen, vragen wij u vriendelijk het daarvoor bestemde formulier in te vullen. Zo kunnen wij uw vraag beter begrijpen en u zo snel mogelijk beantwoorden. Uw bericht wordt met de grootste zorg en vertrouwelijkheid behandeld.
